Как мы автоматизировали создание коммерческих предложений внутри 1С-Битрикс

Компания ProSMD занимается поставкой и внедрением оборудования для автоматизации монтажа печатных плат.

Автоматизация Битрикс в этом проекте началась с одной точки — коммерческого предложения. Для высокотехнологичного B2B-сегмента оно должно быть максимально полным и структурированным: клиенту важно видеть состав оборудования, характеристики, описание, дополнительные материалы и понимать, что именно входит в предложение.

По сути, требовалась автоматизация продаж B2B, а конкретно — автоматизация коммерческих предложений на уровне документа: менеджеры должны были в сжатые сроки предоставлять клиенту полную информацию по нужному оборудованию, а сами КП — быть стандартизированными, но с возможностью ручной доработки. И всё это — прямо из админки сайта на 1С-Битрикс.

Что было до автоматизации

До внедрения решения коммерческие предложения собирались вручную в PowerPoint, из-за чего сроки выставления КП клиенту были неприемлемы.

Характеристики оборудования формируются инженерами, но при ручной сборке КП были прецеденты «творческого подхода» менеджеров, поэтому редактирование этих полей нужно было исключить.

В чем заключалась наша задача

Нужно было разработать модуль на 1С-Битрикс с интуитивным интерфейсом — чтобы генерировать коммерческие предложения прямо внутри админки сайта. По сути, это разработка модуля Битрикс под конкретный процесс продаж, а не типовое решение из коробки.

На рынке 1С-Битрикс есть готовые модули коммерческих предложений, но они рассчитаны в основном на простой B2C-каталог: товар, цена, кнопка «добавить в КП». Здесь же характеристики нужно было закрыть от правки, добавить таблицу сертификации с гибкими столбцами и разделить права между менеджером и администратором — под такую структуру данных проще было написать модуль с нуля, чем подгонять под неё готовое решение.

Менеджер должен работать в одном интерфейсе:

•       Выбирать товары из каталога, что позволяло сразу подтягивать в КП характеристики и описание оборудования;
•       Дополнять описание;
•       Прикреплять готовый счет в PDF или формировать таблицу спецификаций полуавтоматическим образом;
•       Автоматически проставлять печать с подписью;
•       Для отправки клиенту готовое КП выгружать в PDF, получать публичную ссылку или распечатывать;
•       При необходимости — редактировать или копировать уже сохраненное предложение.

Что было сделано

В админке сайта появился отдельный раздел для работы с коммерческими предложениями.

Логика работы выстроена по сценарию менеджера — шаг за шагом, без лишних переключений. Сначала он открывает выбор товаров и находит нужные позиции из каталога.

Страница выбора товаров

После выбора товаров и нажатия на кнопку “Добавить выбранные” появляется блок управления выбранными товарами. В нем можно отменить выбор товаров, изменить их порядок:

Управление выбранными товарами

После этого менеджер переходит ко второму разделу – формированию КП. Здесь сосредоточена основная работа: данные структурированы по блокам, каждый из которых отвечает за свою часть предложения.

1. Первый блок – данные менеджера. Он носит информативный характер и закрыт от редактирования: система подставляет их автоматически. Рядом – поле с наименованием организации клиента, под которого формируется КП:
   
2. Далее — общие данные коммерческого предложения: заголовок, описание, условия. Для некоторых текстовых блоков используется HTML-редактор Bitrix. Благодаря этому описание можно оформлять прямо в админке: добавлять абзацы, списки, ссылки и форматирование текста.
   
3. Затем — индивидуальные данные по каждому товару. Система автоматически подтягивает из каталога название, изображение, ссылку и характеристики. Менеджер дополняет их описанием под конкретного клиента: что важно именно для этого заказчика, какие параметры стоит выделить.Данные товара
4. Если в предложении несколько товаров, менеджер может создать общую таблицу сертификации — удобный способ сравнить позиции в едином формате.
   Таблица СертификацииСтолбцы можно добавлять, переименовывать и удалять под конкретный запрос клиента.
   
   

   Добавление столбца

5. В финале — прикрепление счета в PDF и дополнительный текстовый блок. Например, условия оплаты, сроки поставки или любая другая информация, которую важно донести до клиента именно в этом предложении.
   

   Поле счета и дополнительного текста

   После сохранения предложение появляется в общем списке КП. Отсюда его можно открыть для редактирования, скопировать ссылку или сразу передать клиенту.

   

   Страница со списком созданных КП

   Как устроено хранение данных

   Для хранения данных использовались highload-блоки Bitrix.

   Само коммерческое предложение хранится в отдельном highload-блоке, а товары коммерческого предложения – в связанном highload-блоке. Такой подход позволяет одному КП содержать несколько товаров и при этом сохранять индивидуальные данные по каждой позиции.

   Это было важно, потому что коммерческое предложение в этом проекте состоит не из одного текстового поля. Внутри него есть клиент, менеджер, товары, описания, характеристики, таблица сертификации, вложения, публичная ссылка и PDF-версия.

   Если хранить все это как один общий набор данных, решение быстро стало бы неудобным для поддержки и развития. Разделение на связанные сущности сделало структуру понятнее: основное КП хранится отдельно, а товарные позиции и их индивидуальные данные – отдельно.

   Публичная ссылка на КП

   Для каждого коммерческого предложения создается уникальная публичная ссылка.

   На странице отображаются данные менеджера, информация о клиенте, заголовок и описание предложения, выбранные товары, индивидуальные описания, характеристики, общая таблица, прикрепленный файл, дополнительный текст, а также кнопки скачивания PDF и печати.

   Система дополнительно подтягивает данные товаров из каталога: название, изображение, ссылку и характеристики. Менеджеру не нужно переносить эту информацию вручную – он использует данные, которые уже есть на сайте, и дополняет их под конкретного клиента.
   

   Пример страницы КП

   PDF-версия коммерческого предложения

   Генерация PDF потребовала отдельной реализации.

   PDF повторяет структуру публичного КП: титульная часть, товары, описания, характеристики, таблицы и дополнительная информация.

   Если к предложению прикреплен PDF-счет, система может добавить его страницы внутрь итогового PDF-документа. Если прикреплен файл другого формата, он отображается как вложение или ссылка.

   Итоговый PDF можно открыть в браузере или скачать файлом.

   Это удобно для менеджеров и клиентов: кому-то проще открыть ссылку, кому-то нужен файл для отправки, печати или согласования внутри компании.

   Личный кабинет менеджера и права доступа

   Отдельно была продумана логика доступа.

   По сути, это разработка личного кабинета Битрикс для менеджеров: доступ только к разделу коммерческих предложений, без лишних разделов сайта. Поэтому для них ограничили доступные страницы и скрыли лишнюю навигацию.

   Администратор при этом сохраняет полный доступ ко всему сайту.

   Это важный момент: когда в админке работает не только разработчик или администратор, а менеджеры, интерфейс должен быть безопасным и понятным. Чем меньше лишнего они видят, тем меньше шансов, что кто-то случайно нажмет туда, куда человечеству лучше не нажимать.

   Что было самым сложным

   Главная сложность была в правильной архитектуре решения.

   Коммерческое предложение состоит из админского интерфейса, временной подборки товаров, постоянного хранения данных, связанных товаров, публичной страницы, PDF-генерации, вложений и ограничений доступа.

   Нужно было разделить временные данные, которые менеджер собирает во время создания КП, и постоянные данные, которые сохраняются после формирования предложения.

   Отдельного внимания потребовала PDF-генерация. PDF должен был повторять публичную страницу, корректно отображать товары, таблицы, изображения, текстовые блоки и при необходимости добавлять прикрепленный счет.

   Что получилось в итоге

   Клиент получил внутри сайта полноценный инструмент для формирования коммерческих предложений.

   Сборка КП перестала отнимать пол дня. Менеджер открывает раздел в админке, выбирает позиции из каталога, дописывает то, что важно конкретному заказчику, прикрепляет счет и отдает клиенту ссылку или PDF. Характеристики оборудования подтягиваются из карточек товаров и закрыты от правки.

   Что это дало:

   •       Время подготовки одного КП сократилось с нескольких часов до нескольких минут;
   •       Все предложения выходят в едином формате, нет разнобоя шаблонов и вёрстки;
   •       Характеристики в КП всегда совпадают с каталогом, потому что берутся оттуда напрямую;
   •       Клиент получает документ в удобном ему виде: ссылку, PDF или возможность вывести на печать по одному клику;
   •       Сохраненное КП можно скопировать и переделать под другого заказчика за минуты.

   Если нужен похожий инструмент

   Делаем такие вещи под конкретный процесс: разработку модулей на 1С-Битрикс, генерацию документов из каталога, личные кабинеты, кастомные разделы админки, интеграции с 1С и внешними сервисами. Расскажите, как устроена работа у вас — предложим, что автоматизировать в первую очередь.